ΕΟΦ: Το νέο πλαίσιο για τη διοργάνωση των επιστημονικών εκδηλώσεων

Νέο πλαίσιο για τις επιστημονικές εκδηλώσεις που χορηγούν οι φαρμακευτικές εταιρίες ισχύει από 1ης Μαρτίου, με απόφαση του ΕΟΦ. Η σχετική εγκύκλιος, σύμφωνα με τον ΕΟΦ, μεταξύ άλλων, αποσκοπεί: 

* Στην τήρηση των κανόνων δεοντολογίας μεταξύ των επαγγελματιών υγείας και των εταιρειών προϊόντων αρμοδιότητας του ΕΟΦ. 

* Στη συγκράτηση της φαρμακευτικής δαπάνης και της λοιπής δαπάνης προϊόντων αρμοδιότητας του ΕΟΦ. 

* δ) Στη διαπίστωση του επιστημονικού χαρακτήρα των εγκρινόμενων εκδηλώσεων και στον έλεγχο της χρηστής κατάρτισης και εκτέλεσης του προϋπολογισμού τους. 

Πιο αναλυτικά, η εγκύκλιος ορίζει: 

ΟΡΙΣΜΟΙ 

Εκδηλώσεις  Επιστημονικού περιεχομένου  

Ως επιστημονικού περιεχομένου νοούνται τα συνέδρια, σεμινάρια και παρόμοιες εκδηλώσεις συνεχιζόμενης εκπαίδευσης, οι οποίες οργανώνονται από κρατικούς φορείς, στους οποίους συμπεριλαμβάνονται: τα Πανεπιστήμια , τα κρατικά Νοσοκομεία (κλινικές, εργαστήρια, Κ.Υ, φορείς και μονάδες υγείας της Κοινωνικής Ασφάλισης), επιστημονικά σωματεία μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα, καθώς και  μη κερδοσκοπικά επιστημονικά ιδρύματα, ΝΠΔΔ ή ΝΠΙΔ, σύλλογοι υγειονομικών επιστημόνων, επιστημονικές ενώσεις κάθε νομικής μορφής μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα, συμπεριλαμβανομένων και των ιδιωτικών θεραπευτηρίων καθώς και Εταιρείες προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ. Διεξάγονται στην Ελλάδα ή στο Εξωτερικό και έχουν επιστημονικό περιεχόμενο  το οποίο σχετίζεται άμεσα με αντικείμενο αρμοδιότητας ΕΟΦ.  την ίδια κατηγορία περιλαμβάνονται και όλες οι αντίστοιχες εκδηλώσεις που οργανώνονται στην Ελλάδα ή στο εξωτερικό από φορείς της αλλοδαπής και επιχορηγούνται από εταιρείες προϊόντων αρμοδιότητας του ΕΟΦ.

Οι επιστημονικές εκδηλώσεις αφορούν σε δύο κύριες κατηγορίες : 

Α. Συνέδρια Επιστημονικού περιεχομένου  (Τύπου Α΄) 

Ως επιστημονικού περιεχομένου νοούνται όλα τα συνέδρια, σεμινάρια και παρόμοιες εκδηλώσεις συνεχιζόμενης εκπαίδευσης, οι οποίες οργανώνονται από επιστημονικούς ή κρατικούς φορείς όπως ήδη αναφέρθηκαν (βλέπε προηγούμενη παράγραφο).  

Οι συγκεκριμένες διεξάγονται στην Ελλάδα και κατά στο σύνολο του προγράμματός τους έχουν αποκλειστικά επιστημονικό περιεχόμενο θεμάτων αρμοδιότητας ΕΟΦ.  Η διάρκεια του προγράμματος είναι τουλάχιστον τέσσερις (4) ώρες. 

Β. Επιστημονικές Εκδηλώσεις  προώθησης πωλήσεων  από Εταιρείες προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ  (Τύπου Β’) 

  Εκδηλώσεις με σκοπό την ενημέρωση επί φαρμακευτικών προϊόντων ή άλλων προϊόντων αρμοδιότητας του ΕΟΦ στο πλαίσιο της προώθησης τους, νοούνται όσες εκδηλώσεις οργανώνονται από επιχειρήσεις προϊόντων αρμοδιότητας του ΕΟΦ, διεξάγονται στην Ελλάδα και κατά το κύριο μέρος του προγράμματός τους σκοπό έχουν την ενημέρωση επαγγελματιών υγείας για προϊόντα αρμοδιότητας ΕΟΦ.  

  Στους συμμετέχοντες στην εκδήλωση επιτρέπονται δύο διανυκτερεύσεις. 

  Οι εταιρείες  προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ δεν  δύνανται να υποβάλλουν αιτήματα διοργάνωσης εταιρικών εκδηλώσεων τύπου Β’, σε συνεργασία με φορείς του Εξωτερικού (ιδιωτικά Πανεπιστήμια ή Νοσοκομεία κ.λ.π.) προκειμένου να παρέχουν εκπαίδευση σε Έλληνες ιατρούς, απονέμοντας πιστοποιητικά εκπαίδευσης. 

  Οι Ε.Υ. εργαζόμενοι σε Πανεπιστημιακές κλινικές - κλινικές του ΕΣΥ, ΠΕΔΥ κλπ, δεν επιτρέπεται να συμμετέχουν σε  εκδηλώσεις προώθησης πωλήσεων (άρθρο 11 παρ. 18 Ν. 2889/2001 & άρθρο 36 του Ν. 4272/2014). 

  Δεν επιτρέπεται η διοργάνωση εκδηλώσεων  στο εξωτερικό, από εταιρείες προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ, εγκατεστημένες  στην Ελλάδα.    

Ο αριθμός των συμμετεχόντων σε  στις εκδηλώσεις  τύπου Β’, δύναται να είναι απεριόριστος, και με απεριόριστο αριθμό  συμμετοχών. Οι συγκεκριμένες εκδηλώσεις δεν υπόκεινται σε κανένα χρονικό περιορισμό  κατάθεσης αίτησης και δεν απαιτείται κατάθεση απολογιστικών στοιχείων  μόνον  όταν οργανώνονται από εταιρείες εκτός Ελλάδος. Ανώτερος αριθμός των σχετικών εκδηλώσεων είναι  μέχρι είκοσι τέσσερις (24)  ετησίως   (τέσσερις ανά δίμηνο).  Ισχύουν τα όρια δαπανών διατροφής – διαμονής και φιλοξενίας, όπως για τα συνέδρια Εσωτερικού, τύπου Α. 

Επιστημονικές εκδηλώσεις  στην Ελλάδα μπορεί να  οργανώνονται από εταιρείες προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ με έδρα εκτός  ή εντός  Ελλάδος, οι οποίες αναλαμβάνουν όλο το  κόστος της εκδήλωσης   αλλά  δεν έχουν προωθητικούς σκοπούς,  αντιθέτως έχουν αποκλειστικά  και αυστηρά  εκπαιδευτικό ή ερευνητικό χαρακτήρα,  αποτελούν εξειδικευμένα fora, έχουν πλήρες επιστημονικό πρόγραμμα και συγκεντρώνουν ομιλητές υψηλού  κύρους.  Στις συγκεκριμένες εκδηλώσεις επιτρέπεται η συμμετοχή εργαζομένων σε Πανεπιστημιακές κλινικές ή κλινικές ΕΣΥ.  

Οι περιπτώσεις αυτές εντάσσονται συστημικά στην παρούσα σε υποκατηγορία των εκδηλώσεων τύπου Β,  για τον λόγο ότι διοργανώνονται από εταιρείες προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ και, κατά συνέπεια, αντιμετωπίζονται ως τέτοιες, με την επιφύλαξη των ρητά αναφερομένων παρεκκλίσεων που προσιδιάζουν στην ιδιαίτερη φύση των εν λόγω εκδηλώσεων (εξειδικευμένα fora).  Ανώτερος αριθμός των σχετικών εκδηλώσεων είναι μέχρι είκοσι  τέσσερις (24) ετησίως  (τέσσερις ανά δίμηνο). 

  Σε καμία περίπτωση δεν επιτρέπεται η πραγματοποίηση εκδηλώσεων τύπου Β σε χώρους των Πανεπιστημίων ή Νοσοκομείων. 

Προϊόντα αρμοδιότητας του ΕΟΦ.Οι επιστημονικές εκδηλώσεις  που απαιτούν έγκριση του ΕΟΦ, σύμφωνα με τον Ν.1316/83 είναι όσες ο επιστημονικός φορέας οργάνωσης, ή/ και το αντικείμενο τους, ή/και η πλειοψηφία των συμμετεχόντων σε αυτές, σχετίζονται με τα εξής προϊόντα αρμοδιότητας του ΕΟΦ.

• Φαρμακευτικά προϊόντα ανθρώπινης και κτηνιατρικής χρήσης

• Φαρμακούχα ζωοτροφών 

• Τρόφιμα ειδικής διατροφής και συμπληρώματα διατροφής

• Βιοκτόνα

• Ιατροτεχνολογικά προϊόντα

• Καλλυντικά 

Σύμφωνα με το άρθρο 126 της Υπουργικής Απόφασης ΔΥΓ3α/οικ.32221/2013 (ΦΕΚ Β’ 1049) με την οποία έχει ενσωματωθεί στην Ελληνική έννομη τάξη η  Οδηγία ΕΚ 2001/83, όπως ισχύει σήμερα, αποδέκτες προωθητικών ενεργειών    των    εταιρειών

προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ, είναι μόνο «τα πρόσωπα που είναι εξουσιοδοτημένα να συνταγογραφούν  ή να προμηθεύουν τα φάρμακα». 

Βάσει της ισχύουσας νομοθεσίας στα έξοδα προώθησης των εταιρειών αρμοδιότητας ΕΟΦ, περιλαμβάνονται οι χορηγίες για την οργάνωση εκδηλώσεων από επιστημονικούς φορείς που το αντικείμενό τους σχετίζεται αποκλειστικά ή κατά το μεγαλύτερο μέρος με τη χορήγηση ή προώθηση φαρμάκων και λοιπών προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ . Τα έξοδα αυτά  αφορούν  στην προβολή συγκεκριμένων προϊόντων μέσω εκθέσεων, επιδείξεων, εντύπων, stands, κ.λ.π. Στα έξοδα προώθησης περιλαμβάνονται επίσης τα έξοδα οργάνωσης των εκδηλώσεων (ενοικίαση χώρου, συνεδριακό υλικό,  οπτικοακουστικός εξοπλισμός, φιλοξενία οργανωτών και προσκεκλημένων, εστίαση συμμετεχόντων). 

Δεν θεωρούνται έξοδα προώθησης η κάλυψη των εξόδων μετάβασης των επαγγελματιών υγείας στις επιστημονικές εκδηλώσεις ή εκδηλώσεις προώθησης πωλήσεων, στην Ελλάδα και επιστημονικών εκδηλώσεων στο εξωτερικό, καθώς και οι χορηγίες για εκδηλώσεις που οργανώνουν φορείς που το αντικείμενο τους δεν σχετίζεται με τη χορήγηση ή προώθηση φαρμάκων και λοιπών προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ (π.χ. Πανελλήνιο Συνέδριο Ελληνικής Εταιρείας Προαγωγής και Αγωγής Υγείας).   

Επιστημονικές εκδηλώσεις: Διαδικασίες διοργάνωσης  

Όλοι οι δικαιούχοι φορείς  που ενδιαφέρονται να οργανώσουν Επιστημονικές εκδηλώσεις, θα πρέπει να υποβάλλουν το αίτημα τους στον ΕΟΦ πέντε (5) φορές το χρόνο, τους  μήνες: Ιανουάριο, Μάρτιο, Μάιο, Σεπτέμβριο και  Νοέμβριο, καταθέτοντας:

•  Αίτηση συμπληρωμένη με όλα τα στοιχεία

•  Πλήρες πρόγραμμα (με ομιλητές/ειδικότητες & θεματολογία)

•  Χρόνος - τόπος διεξαγωγής  

•  Αρχικός αναλυτικός προϋπολογισμός (έσοδα - έξοδα, πηγές εσόδων) 

  Σύμβαση συνεργασίας με γραφείο διοργάνωσης (αν υπάρχει) Αιτήσεις που δεν έχουν όλα τα αναφερόμενα στοιχεία/έγγραφα, ή έχουν λανθασμένα στοιχεία,  καθώς και αιτήσεις που είναι εκπρόθεσμες θα απορρίπτονται  αυτοδίκαια βάση της εγκυκλίου.

Ο κάθε  φορέας θα πρέπει να μεριμνά για την έγκαιρη κατάθεση της αίτησης, τουλάχιστον ένα μήνα πριν την πραγματοποίηση της εκδήλωσης ( π.χ. οι αιτήσεις που υποβάλλονται από 1η  –  31η Ιανουαρίου είναι για τις εκδηλώσεις που θα πραγματοποιηθούν μετά την 1η Μαρτίου)   ώστε να μεσολαβεί ικανό χρονικό διάστημα μεταξύ της συνεδρίασης της Επιτροπής και της ημερομηνίας διεξαγωγής της εκδήλωσης. Με την διαδικασία αυτή  αποφεύγονται  οικονομικές ζημίες και άσκοπη προετοιμασία των ομιλητών στην περίπτωση μη εγκρίσεως, από τον ΕΟΦ. 

2. Συμμετοχή Επαγγελματιών Υγείας σε Επιστημονικές εκδηλώσεις/συνέδρια Εξωτερικού ( άρθρο 11 παρ.18 Ν. 2889/2001 & άρθρο 36 του Ν. 4272/2014) Επιτρέπεται η κάλυψη από εταιρείες προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ, των εξόδων συμμετοχής Επαγγελματία Υγείας, για μετακίνηση, εγγραφή , διαμονή, διατροφή με την προϋπόθεση έγκρισης του ΕΟΦ και έγκρισης του φορέα εργασίας (Πανεπιστήμιο –Νοσοκομείο – ΕΟΠΠΥ - Ασφαλιστικός φορέας).

Οι Ε.Υ. συμμετέχουν σε  Επιστημονικές  εκδηλώσεις στο Εξωτερικό,  ( άρθρο 11παρ.18 Ν. 2889/2001 & άρθρο 36 του Ν. 4272/2014).

•  Διεθνείς (World Congresses)

•  Πανευρωπαϊκές Εκδηλώσεις  (European Congresses)

•  Εκδηλώσεις - εξειδεικευμένα σεμινάρια, Ευρωπαϊκών χωρών και Β. Αμερικής, υψίστου επιστημονικού ενδιαφέροντος με διεθνή εμβέλεια - συμμετοχή και ομιλητές από διάφορες χώρες  (συνοδό  στοιχεία της αίτησης: σύντομο βιογραφικό σημείωμα και μια επιστολή που σύντομα να αιτιολογεί το ενδιαφέρον της συμμετοχής). 

Εκδηλώσεις για σπάνιες παθήσεις, όπως ορίζονται με το άρθρο 24 του Ν. 4213/13 ΦΕΚ 261Α/9.12.2013,  με διοργανωτή επιστημονικό φορέα (όχι απλά αιγίδα του φορέα).  

Μέγιστος αριθμός συμμετοχών ανά χορηγό εταιρεία σε Επιστημονικές Εκδηλώσεις/συνέδρια Εξωτερικού  

•  Για την Ευρώπη  έως δέκα 10 Ε.Υ. Επαγγελματίες Υγείας/Συνέδριο. 

•  Για  την  Β. Αμερική πέντε (5) Επαγγελματίες Υγείας/συνέδριο. 

•  Για τον  υπόλοιπο κόσμο, πέντε (5) Επαγγελματίες Υγείας/συνέδριο .

Εκ των συμμετεχόντων το 10%  θα είναι ειδικευόμενοι προ-τελευταίου και τελευταίου έτους ειδικότητας καθώς και ειδικευόμενοι που έχουν να παρουσιάσουν ερευνητική εργασία. Στις περιπτώσεις που ο συνολικός αριθμός των Ε.Υ. είναι από 5 έως και 10,υποχρεωτικά θα περιλαμβάνεται και ένας ειδικευόμενος.

•Οι εταιρείες προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ,  δεν δύνανται να επιχορηγούν την συμμετοχή Ε.Υ. στο Εξωτερικό, περισσότερο από δύο (2) φορές ετησίως.

•Οι συνταξιούχοι ιατροί, δεν δύνανται να επιχορηγούνται από εταιρείες προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ,  για την συμμετοχή τους σε Επιστημονικές εκδηλώσεις του Εξωτερικού, εκτός εάν έχουν αποδεδειγμένα ενεργό συμμετοχή.

•Ο ετήσιος αριθμός συμμετοχής των Ε.Υ., δεν μπορεί να υπερβαίνει τις   τρεις  φορές (3) ετησίως, εκ των οποίων τουλάχιστον οι δύο  (2) στην Ευρώπη (π.χ. εάν η πρώτη συμμετοχή πραγματοποιήθηκε στις 3.6.2015, οι τρεις συμμετοχές προσμετρούνται

έως 3.6.2016). 

•Συμμετοχή σε συνέδρια της ειδικότητας,  συναφών ειδικοτήτων, ή συμμετοχή σε συνέδρια άλλων ειδικοτήτων λόγω παρακολούθησης θεμάτων σε συνάφεια με την κύρια ειδικότητα (για τη τελευταία συμμετοχή χρειάζεται αιτιολόγηση) .

•Σαφής απαγόρευση ψυχαγωγικών εκδηλώσεων ή συμμετοχής σε αυτές (πχ.Εκδρομές).

•Απαγορεύεται η οικονομική κάλυψη από τις εταιρείες προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ οποιωνδήποτε    εξόδων συνοδών μελών ( ΚΥΑ ΔΥΓ3α/οικ.32221/2013 Υπουργών Ανάπτυξης,  Ανταγωνιστικότητας, Υποδομών Μεταφορών &  Δικτύων,

Υγείας)  

•Οι εταιρείες προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ, αναρτούν στη βάση δεδομένων αίτηση έγκρισης του/των επαγγελματία/ών υγείας σε επιστημονική εκδήλωση/συνέδριο του Εξωτερικού,  ένα μήνα πριν την πραγματοποίηση της εκδήλωσης και το πρώτο

δεκαήμερο κάθε μήνα ,  (π.χ. εάν η αίτηση κατατεθεί 1η – 10η  Ιανουαρίου , θα είναι για τις εκδηλώσεις που θα πραγματοποιηθούν μετά την  10η  Φεβρουαρίου και για όλους  τους υπόλοιπους μήνες του έτους ). όπου θα αναγράφονται:

 Στοιχεία της εταιρείας /χορηγού

•Ονοματεπώνυμο Ε.Υ.

• Ειδικότητα 

•Φορέας εργασίας 

•ΑΜΚΑ 

•Ενδεικτικό κόστος ανά Επαγγελματία Υγείας

•Θέμα – Τόπος - Χρόνος – Διοργανωτής – Επιστημονικός φορέας της εκδήλωσης  &link με το επιστημονικό πρόγραμμα της εκδήλωσης

Παροχή πρόσβασης Ε.Υ., σε Επιστημονικές εκδηλώσεις  ή Ερευνητικές εκδηλώσεις στο Εσωτερικό - Εξωτερικό, μέσω διαδικτύου  

Οι εταιρείες προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ, μπορούν να υποστηρίζουν οικονομικά τους επαγγελματίες υγείας (ατομικά ή ομαδικά), με την παροχή κωδικών πρόσβασης, για τη συνέχιση της εκπαίδευσης, μέσω της αξιοποίησης της τεχνολογίας.

Για την επιχορήγηση (ομαδικής/ατομικής)  παρακολούθησης μέσω διαδικτύου επιστημονικών εκδηλώσεων Εσωτερικού απαραίτητη προϋπόθεση είναι ο διοργανωτής επιστημονικός φορέας να έχει λάβει έγκριση  από τον ΕΟΦ για την εκδήλωση συμπεριλαμβανομένης της αναμετάδοσης. Για τις ομαδικές παρακολουθήσεις μέσω διαδικτύου, τα έξοδα για το χώρο και τις εγκαταστάσεις δύνανται να καλύπτονται από την εταιρεία προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ. 

Επιτρέπεται μόνο η προσφορά καφέ/ αναψυκτικού, στις ομαδικές παρακολουθήσεις. Για την παρακολούθηση διαδικτυακά, Επιστημονικών Εκδηλώσεων Εξωτερικού από Ε.Υ. ατομικά ή ομαδικά, υποβάλλεται αίτημα , μέσω της βάσης δεδομένων , με την

ένδειξη Web (αναφορά κόστος εγγραφής).  

Συμμετοχή εμπειρογνωμόνων σε  «Συμβουλευτικές Επιτροπές» στο εξωτερικό για φάρμακα και θεραπείες (άρθρου 36  N. 4272/2014) Επιτρέπεται στους ιατρούς και στο λοιπό επιστημονικό και νοσηλευτικό προσωπικό να συμμετέχουν σε «Συμβουλευτικές Επιτροπές Εμπειρογνωμόνων» για φάρμακα και θεραπείες, με αυστηρά επιστημονικό περιεχόμενο, που λαμβάνουν χώρα στην Ελλάδα ή στο εξωτερικό και οργανώνονται από φαρμακευτικές εταιρείες, με ή χωρίς αμοιβή, εφόσον έχουν λάβει σχετική άδεια από το φορέα που τους εποπτεύει. 

Για τη συμμετοχή των Ε.Υ σε «Συμβουλευτικές Επιτροπές Εμπειρογνωμόνων» στο εξωτερικό, ισχύουν οι εξής προϋποθέσεις:

•  Επιστολή/πρόσκληση από τον διοργανωτή , προς τους εμπειρογνώμονες.

•  Κάλυψη των  εξόδων από τον επιστημονικό φορέα διοργανωτή ή την φαρμακευτική εταιρεία, του εξωτερικού

•  Υποβολή σχετικού εγγράφου όπου περιγράφεται το επιστημονικό του έργουκαι τεκμηριώνεται η ειδίκευσή του στο συγκεκριμένο αντικείμενο της

συμβουλευτικής επιτροπής.  

Κάθε Εταιρεία προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ, δύναται να καταθέτει αιτήσεις για δύο (2) συναντήσεις Εμπειρογνωμόνων ανά θεραπευτική κατηγορία  ετησίως με ανώτατο ετήσιο (ημερολογιακό) όριο δέκα (10),  για εγκεκριμένα ή υπό έρευνα φάρμακα και

θεραπείες. Ο αριθμός ανά αποστολή δεν θα υπερβαίνει τους 3 εμπειρογνώμονες και έκαστος εμπειρογνώμων μπορεί να συμμετάσχει έως δύο (2) φορές ετησίως ανά εταιρεία προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ. Η αμοιβή, όπου υφίσταται, θα αποδίδεται μέσω ΕΛΚΕ ή ΕΛΚΕΑ. 

•Τα στοιχεία θα υποβάλλονται μέσω της Ηλεκτρονικής βάσης δεδομένων για  την συμμετοχή  Ε.Υ. σε  εκδηλώσεις Εξωτερικού (με την ένδειξη Επιτροπή

Εμπειρογνωμόνων) 

ΓΕΝΙΚΑ 

1.Εκπαιδευτική άδεια  Ε. Υ.( άρθρο 11 παρ. 18 Ν. 2889/2001 & άρθρο 36 του Ν.4272/2014)

Απαραίτητη προϋπόθεση για τη συμμετοχή του Επαγγελματία Υγείας, σε Επιστημονικές Εκδηλώσεις/συνέδρια Εσωτερικού  -  Εξωτερικού  -  εκδηλώσεις προώθησης πωλήσεων, είναι:

•Η λήψη εκπαιδευτικής άδειας από το φορέα εργασίας του  ( για τους εργαζόμενους στο Δημόσιο  –  εργάσιμες ημέρες και ώρες) ή σε περίπτωση Σαββατοκύριακου ή αργίας η γνωστοποίηση της συμμετοχής του, στον φορέα εργασίας,  βάσει της

κείμενης νομοθεσίας ( άρθρο 11 παρ. 18 Ν. 2889/2001 & άρθρο 36 του Ν.4272/2014).

•Για  την έγκριση χορήγησης εκπαιδευτικής άδειας απαιτείται : σφραγίδα, υπογραφή & ημερομηνία από τον άμεσο προϊστάμενο: (για τους καθηγητές Συντονιστές Διευθυντές, Διευθυντές υπογραφή και σφραγίδα από τον Υποδιοικητή ή  Δ/ντή

Ιατρικής Υπηρεσίας, για τους ιατρούς  -  ειδικευομένους ιατρούς, υπογραφή και σφραγίδα από τον Δ/ντή της κλινικής, για τους εργαζόμενους στα ασφαλιστικά ταμεία ΕΟΠΠΥ κ.λ.π. από τον προϊστάμενο της υπηρεσίας).

•Η συμπλήρωση  από τον Ε.Υ. του ειδικού εντύπου  - αίτησης συμμετοχής (έντυπο ΕΟΦ) που απευθύνεται  στον ΕΟΦ 

•Ο Επαγγελματίας Υγείας είναι αποκλειστικά υπεύθυνος για την ορθότητα των πληροφοριών, που αναφέρει στο  ειδικό έντυπο - αίτησης συμμετοχής το οποίο  είναι σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία και την ισχύουσα εγκύκλιο.

•  Το ειδικό έντυπο-αίτησης συμμετοχής για τις εκδηλώσεις Εσωτερικού, κατατίθεται από την εταιρεία/χορηγό, μετά το πέρας της εκδήλωσης με τα απολογιστικά στοιχεία.

 Η εταιρεία /χορηγός υποχρεούται να  ενημερώνει τη βάση δεδομένων του ΕΟΦ, με όλα τα ανωτέρω στοιχεία.

2.Τιμητικές αμοιβές (Honorarium) άρθρο 36 παρ. 18 N. 4272/2014

Επιτρέπεται η καταβολή τιμητικής αμοιβής (honorarium) από εταιρείες προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ, στους προσκεκλημένους ομιλητές , εφόσον είναι σύμφωνη με τις διατάξεις του άρθρου 36 παρ. 18 N. 4272/2014 όπως ισχύει, με την υποχρέωση

ενημέρωσης του ΕΟΦ από τους οργανωτές της εκδήλωσης του ονοματεπώνυμου, της ειδικότητας, του επαγγελματικού φορέα και του ύψους τιμητικής αμοιβής, για κάθε Ε.Υ. ομιλητή

•Επιτρέπεται η συμμετοχή των Επαγγελματιών Υγείας και του λοιπού επιστημονικού και νοσηλευτικού προσωπικού του ΕΣΥ ή Πανεπιστημιακών (που εργάζονται σε κλινικές εγκατεστημένες σε Νοσοκομεία του ΕΣΥ ή του ΑΕΙ) σε επιστημονικές

εκδηλώσεις τύπου Α’ στην Ελλάδα ή στο εξωτερικό  και στην υποκατηγορία επιστημονικών εκδηλώσεων  τύπου Β που είναι αυστηρά εκπαιδευτικού/ενημερωτικού χαρακτήρα και όχι προωθητικές. Η καταβολή σε αυτούς της ανάλογης εύλογης τιμητικής αμοιβής σε περίπτωση παροχής υπηρεσιών πραγματοποιείται μέσω ΕΛΚΕΑ ή ΕΛΚΕ. 

3. Απολογιστικά στοιχεία 

Μετά το πέρας της Επιστημονικής εκδήλωσης και εντός τεσσάρων (4) μηνών, ο φορέας διοργάνωσης υποβάλλει στον ΕΟΦ:

•  Το τελικό πρόγραμμα της εκδήλωσης, τον οικονομικό απολογισμό της εκδήλωσης, την ονομαστική κατάσταση χορηγών και το ύψος χορηγιών, τον αριθμό των συμμετεχόντων, όπως προκύπτει από τις εγγραφές που έγιναν

•   Υπεύθυνη δήλωση σύμφωνα με τον ισχύοντα  Νόμο, που θα υπογράφεται από τον Επιστημονικά υπεύθυνο της εκδήλωσης, στην  οποία θα δηλώνεται  ότι τα στοιχεία των εσόδων – εξόδων, τα οποία αναφέρονται στον απολογισμό είναι αληθή.

•  Τα στοιχεία συμμετοχής των Ε.Υ. (barcode) με το σύνολο των ωρώνσυμμετοχής τους.

•  Ο φορέας διοργάνωσης οφείλει να προσκομίσει θεωρημένα αντίγραφα παραστατικών στον ΕΟΦ,  εφόσον ζητηθούν.

•  Δεν επιτρέπεται η υπέρβαση του 25% του αρχικού προϋπολογισμού , εκτός και αν είναι πλήρως αιτιολογημένη, βάσει αντίστοιχων αυξήσεων των μεγεθών της επιστημονικής εκδήλωσης.

• Εάν δεν έχουν υποβληθεί τα απολογιστικά στοιχεία στην ανωτέρω προθεσμία, δεν θα εγκρίνεται η  επόμενη Επιστημονική εκδήλωσηΚανένα  δορυφορικό συμπόσιο επιχορηγούμενο από εταιρείες προϊόντων αρμοδιότητας  ΕΟΦ δεν μοριοδοτείται

(ισχύει σε ΗΠΑ. και χώρες ΕΕ.) 

  . Ο ετήσιος αριθμός συμμετοχών σε επιστημονικές εκδηλώσεις/ Συνέδρια Εξωτερικού που επιχορηγούνται από εταιρείες προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ  ,δεν μπορεί να υπερβαίνει τις τρείς συμμετοχές, ανά Επαγγελματία Υγείας. 

  Εξαιρούνται οι περιπτώσεις: Εάν o  επαγγελματίας υγείας, συμμετέχει ενεργά ως ‘’ομιλητής’’, ‘’πρόεδρος”, ‘’μέλος’’ της οργανωτικής επιτροπής, 1ος  –  2ος και τελευταίος “συγγραφέας” σε εργασία (προφορική ανακοίνωση ή poster) που έχει

εγκριθεί να παρουσιαστεί στο συνέδριο, με τα απαραίτητα αποδεικτικά στοιχεία.Εάν η ομιλία ή ανακοίνωση  είναι προϊόν συνεργασίας παραπάνω της μιας κλινικής ή του ενός εργαστηρίου τότε η εν λόγω  εξαίρεση περιλαμβάνει και τον τρίτο  καθώς

και τον προτελευταίο συγγραφέα ( 1ος  –  2ος  –  3ος προτελευταίος και τελευταίος συγγραφέας) .

5. Όρια,  Φιλοξενία Ε.Υ. στο Εσωτερικό –Εξωτερικό, Εποχικότητα

Το κόστος φιλοξενίας (διαμονή και διατροφή) των  Επαγγελματιών Υγείας σε Επιστημονικές εκδηλώσεις/συνέδρια του Εσωτερικού, δεν μπορεί να υπερβαίνει ημερησίως τα 70,00€ ανώτερο κόστος διατροφής, συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ και 150,00€ ανώτερο κόστος διαμονής, συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ. To κόστος φιλοξενίας (διαμονή  -  διατροφή) των  Επαγγελματιών Υγείας σε επιστημονικές εκδηλώσεις/συνέδρια του Εξωτερικού, καθορίζεται: 70,00€ το ανώτερο κόστος διατροφής συμπεριλαμβανομένου πρωινού, μη συμπεριλαμβανομένου  ΦΠΑ και το ανώτερο κόστος διαμονής 250,00€  μη συμπεριλαμβανομένου  ΦΠΑ. 

Οι εκδηλώσεις    Επιστημονικού χαρακτήρα  – Προώθησης πωλήσεων  δύνανται να πραγματοποιούνται σε συνεδριακούς χώρους ή σε ξενοδοχεία που διαθέτουν αίθουσες Συνεδρίων κατάλληλους για την πραγματοποίηση εκδηλώσεων. Δεν απαγορεύεται η πραγματοποίηση αυτών, ελλείψει συνεδριακών χώρων, σε ξενοδοχείο ανεξαρτήτου κατηγορίας,  που διαθέτει κατάλληλους συνεδριακούς χώρους. 

Οι επιστημονικές εκδηλώσεις δεν πρέπει να γίνονται σε τουριστικούς προορισμούς κατά την διάρκεια των αντίστοιχων τουριστικών περιόδων, ήτοι θερινών (1/7-31/8 ) χειμερινών (15/12 έως 15/01) και σε αποκλειστικά  χιονοδρομικούς προορισμούς από

15/12 έως 15/03. 

  Απαγορεύεται η οικονομική κάλυψη από τις εταιρείες προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ οποιωνδήποτε εξόδων συνοδών μελών ( ΚΥΑ ΔΥΓ3α/οικ.322212013    Υπουργών Ανάπτυξης,  Ανταγωνιστικότητας, Υποδομών Μεταφορών & Δικτύων, Υγείας)  

  Ο ΕΟΦ θα δημοσιοποιεί στην ιστοσελίδα του (public view) τα στοιχεία του επιστημονικού  φορέα διοργάνωσης, το θέμα  της εκδήλωσης, τόπο, χρόνο, καθώς και το ύψος του προϋπολογισμού. 

•Επιστημονικές εκδηλώσεις Διεθνείς, (Παγκόσμιες/Πανευρωπαϊκές), που πραγματοποιούνται στην Ελλάδα από επιστημονικούς φορείς του Εξωτερικού  ή συνδιοργάνωση με Ελληνικό φορέα , θα πρέπει  το  50% του προϋπολογισμού να προέρχεται από τον φορέα του  Εξωτερικού, καθώς και το 50% των ομιλητών να προέρχεται από το εξωτερικό , η δε χορηγία θα ανέρχεται μέχρι του ποσού των 30.000€ ανά εταιρεία/χορηγό.

  Για την οργάνωση στο εξωτερικό εκδηλώσεων τύπου Α΄ Ελληνικών Επιστημονικών φορέων, θα παρέχεται από τον ΕΟΦ έγκριση, μόνο εφόσον α)συντρέχουν σοβαροί επιστημονικοί λόγοι (π.χ. διεθνείς υποχρεώσεις) β) εφόσον υπάρχει επιστημονικός φορέας συνδιοργανωτής  της αλλοδαπής (όχι P.C.O.), ο οποίος συμμετέχει σε ποσοστό τουλάχιστον 50% στον προϋπολογισμό, εξαιρουμένων των εξόδων μετάβασης και διαμονής των Ελλήνων επιστημόνων.

•  Εκδηλώσεις που πραγματοποιούνται από Ελληνικούς επιστημονικούς φορείς με συμμετοχή ξένων ομιλητών, δεν θεωρούνται διεθνείς, αλλά εκδηλώσεις Εσωτερικού με Διεθνή συμμετοχή και ύψος χορηγίας ανάλογη της διάρκειας της εκδήλωσης. 

•  Οι Επιστημονικοί φορείς Πανελλήνιας εμβέλειας δύνανται να πραγματοποιούν ετησίως, έως τέσσερεις (4) Επιστημονικές εκδηλώσεις, ένα Πανελλήνιο Συνέδριο (όσοι έχουν τις προϋποθέσεις ) και τρείς ακόμη περιφερειακές εκδηλώσεις.

Τα Πανελλήνια Συνέδρια πραγματοποιούνται μία φορά το χρόνο από επιστημονικούς φορείς, που αντιστοιχούν στις αναγνωρισμένες ειδικότητες και εξειδικεύσεις του ΚΕΣΥ και σε όσους επιστημονικούς φορείς έχουν  συμπληρώσει  διάρκεια λειτουργίας ≥  4  έτη, με αποδεδειγμένα επιστημονικό και εκπαιδευτικό έργο (κατατίθεται επιστολή δραστηριοτήτων/letter of activities).  Η διάρκεια του επιστημονικού προγράμματος των εκδηλώσεων αυτών είναι τουλάχιστον  2 (δύο) ημέρες, ο αριθμός συμμετεχόντων  ≥   100,  και  30.000€, ανά εταιρεία/χορηγό. 

Παρέχεται η δυνατότητα σε Επιστημονικό φορέα, συναφούς αντικειμένου με τον κύριο Επιστημονικό φορέα, που διοργανώνει τις 4 εκδηλώσεις ετησίως, να πραγματοποιεί παράλληλη Επιστημονική εκδήλωση. 

  Τα Νοσοκομεία , Πανεπιστημιακές κλινικές ,κλινικές του ΕΣΥ, εργαστήρια, έχουν την δυνατότητα οργάνωσης επιστημονικών εκδηλώσεων (Συνέδρια,Ημερίδες, Εκπαιδευτικά Σεμινάρια τύπου Α), έως 3 φορές ετησίως  με ελεύθερη συμμετοχή. 

Οι εκδηλώσεις αυτές πραγματοποιούνται εγγύς  της πόλης, που βρίσκεται το Νοσοκομείο (εντός των ορίων πρώην νομού ή παρακείμενου πρώην νομού), κατά προτίμηση στο αμφιθέατρο του Νοσοκομείου  και χωρίς stands φαρμακευτικών Εταιρειών εφόσον πραγματοποιούνται στο χώρο του Νοσοκομείου. 

H διάρκεια των εκδηλώσεων αυτών δεν μπορεί να ξεπερνά τις δύο (2) ημέρες και  η χορηγία από κάθε εταιρία προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ δύναται να ανέρχεται στο ποσό των 2.500€, με ανώτατο όριο από το σύνολο των εταιρειών/χορηγών,  το ποσό

των 10.000€. Οι ειδικές  περιπτώσεις υπέρβασης του προϋπολογισμού,  θα εξετάζονται κατά περίπτωση  (π.χ. εισαγωγή πτωματικών τεμαχίων από το εξωτερικό – συμμετοχή ξένων ομιλητών κ.λ.π).

•Επιστημονικές Ημερίδες οργανώνονται από επιστημονικές εταιρείες, έχουν διάρκεια μία ημέρα, ανεξαρτήτως αριθμού συμμετεχόντων και χορηγία  έως 5.000€,  ανά εταιρεία/χορηγό.

Σε περίπτωση που ο Επιστημονικός φορέας διοργάνωσης δεν διαθέτει επάρκεια ή από τη φύση του νομικού του προσώπου δεν μπορεί να προβεί σε έκδοση σχετικού παραστατικού, αυτός δύναται, να προβεί στην ανάθεση διοργάνωσης της εκδήλωσης

σε PCO (Εταιρεία Οργάνωσης Συνεδρίων). Η σύμβαση που υπογράφεται  με τον ανάδοχο, θα αναφέρεται ρητά στην εγκριτική απόφαση του ΕΟΦ.

6.Ακύρωση - αντικατάσταση Ε.Υ 

Ακύρωση  -  Αντικατάσταση  είναι δυνατή στη  βάση δεδομένων μέχρι και επτά  (7) εργάσιμες ημέρες πριν την έναρξη του συνεδρίου, χωρίς να προσμετρείται η συμμετοχή του ΕΥ που ακυρώνεται.  Εάν η ακύρωση γίνει σε λιγότερο από 7

εργάσιμες ημέρες η αντικατάσταση δεν είναι δυνατή και η συμμετοχή του ΕΥ προσμετρείται.

•Απολογιστικά ενημερώνεται  από  την εταιρεία προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ, η βάση δεδομένων του ΕΟΦ, με όλα τα ανωτέρω στοιχεία και το τελικό κόστος εντός δύο μηνών από την υποβολή του αιτήματος. 

7. Αιτήματα Αναθεώρησης

Τυχόν αιτήματα αναθεώρησης απορριπτικών αποφάσεων, θα πρέπει να υποβάλλονται αιτιολογημένα και άμεσα, το αργότερο εντός ευλόγου χρόνου 10 ημερών από της κοινοποίησης των εν λόγω αποφάσεων, λαμβανομένων υπόψη των

προαναφερόμενων χρονοδιαγραμμάτων.

8.Έλεγχος εκδηλώσεων - Ποινές 

 Ο ΕΟΦ δύναται να πραγματοποιεί ελέγχους κατά τη διάρκεια των συνεδρίων ή των εκδηλώσεων δια των οργάνων του ή σε συνεργασία με τις αρμόδιες φορολογικές αρχές και στις περιπτώσεις που διαπιστώνεται μη τήρηση των εγκεκριμένων στοιχείων ή/και δεν κατατίθενται απολογιστικά στοιχεία, δεν θα δίνεται έγκριση στον υπεύθυνο φορέα για μελλοντικές εκδηλώσεις για διάστημα 2 ετών. Το ίδιο ισχύει και στις περιπτώσεις διαπίστωσης σοβαρής υπέρβασης (άνω του 25%) του απολογισμού από τα υποβληθέντα δικαιολογητικά. 

  Σε περίπτωση υπέρβασης του αριθμού των συμμετοχών των επαγγελματιών υγείας σε εκδηλώσεις/συνέδρια Τύπου Α΄ Εσωτερικού (3 ανά επαγγελματία υγείας /έτος) και Εξωτερικού ( 3 ανά επαγγελματία υγείας /έτος εκ των οποίων 2 στην Ευρώπη) ή δεν υποβάλλουν στην εταιρεία /χορηγό πιστοποιητικό παρακολούθησης ή δεν έχουν λάβει εκπαιδευτική άδεια από τον φορέα εργασίας τους , θα αποκλείεται η επιχορηγούμενη συμμετοχή τους, για ένα έτος από   οποιαδήποτε Επιστημονική εκδήλωση.

 Παράλληλα, εφόσον διαπιστωθεί σχετική παράβαση, επιβάλλονται οι κυρώσεις που προβλέπονται από το άρθρο 49 του Ν. 2519/1997 και τις κατ’  εξουσιοδότηση αυτού κανονιστικές πράξεις

   Εταιρείες που προβαίνουν σε  παραπάνω  από  δύο  αλλαγές / τροποποιήσεις των αιτημάτων τους, δεν θα μπορούν να καταθέσουν αιτήματα για μελλοντικές εκδηλώσεις για διάστημα 2 μηνών. 

9.Συγκρότηση Ειδικής Επιστημονικής Επιτροπής

Συγκροτείται στον ΕΟΦ, 11μελής Επιτροπή. Η Επιτροπή  θα αξιολογεί τα αιτήματα για τη διοργάνωση επιστημονικών εκδηλώσεων  –  εκδηλώσεων προώθησης  και τη συμμετοχή ΕΥ σε επιστημονικές εκδηλώσεις του εξωτερικού, ως προς το επιστημονικό τους περιεχόμενο, συνεκτιμώντας τις τρέχουσες επιστημονικές εξελίξεις, τη δυναμική και το ενδιαφέρον των προτεινόμενων γνωστικών αντικειμένων, το εύρος, την πρωτοτυπία και γενικά την ποιότητα των κατατεθειμένων προγραμμάτων, την εγκυρότητα και την υπευθυνότητα του φορέα διοργάνωσης, καθώς και την επιστημονική ομάδα που απευθύνεται και τον αριθμό των ειδικευμένων ιατρών αυτής.